集团公司档案管理工作的变迁回顾

来源: 作者: 时间:2009-09-17【字号:

 

建国以来,国家、企业经历了重大的变革,国家的经济、科学技术水平明显提高,企业的竞争实力显著增强,人们的生活水平有了显著改善,我们可从集团公司档案室的科研档案管理工作中直接体会到这些变化。                

一、集团公司档案室的发展历程

集团办档案室(原名档案科)成立于1960年,1996年更名为档案室;2007年,随着企业转制、重组又更名为综合档案处,隶属于集团办公室,负责集中统一管理集团公司各类档案和技术资料,并对集团公司的档案工作实时进行监督和指导。

多年来,在国家档案局和集团公司领导的支持、关心和指导下,集团公司的档案事业蓬勃发展。集团公司不断加大对档案室的投入,整合档案信息资源。通过广泛宣传《档案法》及《档案法实施办法》,增强了全体员工的档案意识,从而认真履行《档案法》赋予的职集团公司多次对兼职档案员进行培训,进一步提高了专职及兼职档案管理人员的素质和业务能力,以适应新形势下各项工作对档案工作的要求,使集团公司档案事业的发展逐步走上规范化、标准化的轨道。1997年,档案室顺利通过了国家一级考评验收并获得国家档案局颁发的国家一级科技事业单位档案管理殊荣;2007年被国家档案局、中央档案馆授予“全国档案工作优秀集体”称号。

改革开放以来,集团公司各门类档案迅速增长。截止2008年底,集团公司档案室馆藏档案资料89083卷,档案59960卷,其中文书档案7842卷,照片档案12488件,科研档案24809卷,基建档案2611卷,设备档案415卷,会计档案23687卷, 排架长363。已基本达到了档案资源集中储存、集中管理、成果共享、集中利用的目地。丰富的馆藏,为档案编研提供了取之不尽、用之不竭的信息资源,也为搞好编研工作奠定了物质基础。1997年以来,档案室工作人员先后编辑了《钢铁研究总院获奖成果》、《钢铁研究总院三十年》;为配合总院功能材料所、结构材料所、高温合金研究所、安泰科技-难熔材料分公司成立50周年,编制了以上单位《历年科研课题、获奖成果证书汇编》目录;近日,为迎接建国60华诞,编制完成了《钢铁研究总院获奖成果证书汇编》及《知识产权成果汇编》(截止2008年)的编辑工作。

集团公司档案室馆藏档案资源的日益丰富,展现了中国钢研辉煌的发展历史。钢研总院自建院50多年来,其科研工作有了很大发展,在材料科学、冶金工艺与工程、分析测试等领域共取得了5000余项科研成果,其中含国家级奖励293项、省部级科技进步奖1035项、获国家授权专利783项,这些科研成果的档案均保存在集团公司档案室。截止到2008年底,公司档案室馆藏科研档案24809卷,科研资料29123卷,保存科研各类获奖证书、知识产权证书2165件。这些获奖证书尤如一座座丰碑,充分见证了集团公司50年来不断地发展壮大及集团公司档案室共同成长的历程。它记载着党和国家及公司领导的英明决策,凝聚着几代中国钢研人的智慧和力量,见证了中国钢研骄人的业绩,激励后人不断开拓创新、勇攀高峰的力量和决心,是我们每位在中国钢研工作过的人的共同回忆。

二、 改革开放以来集团公司科研档案管理工作的变迁

从科研档案管理各方面统计数据中看集团公司档案室的变化。

变化一:科研档案利用的目的从单一到广泛

20世纪6080年代,科研人员利用档案资料的目的还仅仅是为了申请课题、工作查考或申报各种奖项,利用目的十分单一。随着改革开放、市场经济的不断深入,科研人员查阅档案资料的范围不断扩大,其利用目的也十分广泛。通过对20042008年科研档案及科研成果的利用情况的统计分析,其用途构成为:课题申请及继续课题研究(占19%),工作查考(占7%),著书立说、撰写论文(占10%),为申报示范基地资格及高新企业认证提供科技实力证明(占8%),申报军工许可证(占5%),上级部门审计(占7%),建单位内部信息库(占28%),用于科技人员职称晋升(占 5%), 对外宣传(7%, 报科研奖项(占3%),其它(占1%)。(见图一)

 



变化二:归档科研材料种类不断增加

从课题归档情况看,档案室收藏的有在研课题、项目招投标、自然科学基金课题、“863”高新技术课题;固定资产军工项目;而军工配套课题占归档课题的大多数;还有四技合同、新品试制合同、“八五”期间科技攻关共同等。

从归档的获奖证书情况看,除了国家级和其他省部级科技进步奖证书外,还包括各类资质证书;中央企业青年创新奖证书等等;知识产权方面:从发明专利、实用新型专利逐步增加到外观设计专利、著作权证书、商标注册证等等。

变化三:获奖科研成果不仅数量增加而且质量明显提升(图二)


从图二可以看出,20002008年集团公司获二等奖以上科技进步奖项数量明显增加,获三等奖项很少,四等奖项几乎没有了,反映出科研成果质量有所提升,集团整体科研实力不断提高。

变化四:档案管理工作方式从传统向现代化转变

几十年来,档案工作者经历了从被动的纯手工式操作,向档案管理现代化的转变。过去,传统的档案管理方式在档案收集、整理、鉴定、著录、编目、编研、保管和提供利用等工作中,都是手工抄写。而今档案室除了配备计算机、打印机,还添加了扫描仪。运用计算机管理软件系统,完成档案管理的应用过程,从总目录、分类目录直接输出,到查询、浏览、编制检索目录、统计分析等方便快捷。不仅提高了档案现代化管理水平,也使档案管理手段不断向现代化转变。

科技的发展、现代化的管理手段,为档案管理上水平提供了保障。从80年代末的“286”计算机到如今的可刻录光盘“奔腾”机;从针式打印机到现在的打印速度非常快的激光惠普机;从用照相机(黑白胶卷)将获奖证书拍照留档,到用数码相机拍照留档,再到将获奖证书扫描后存档或制成光盘等电子文件留档……等等。到过档案室的老科研人员会注意到,过去存放档案资料的柜子都是绿皮铁柜,而今存放档案的资料柜已换成了一列列密集架,既节省占地面积、便于档案保管,又美观方便。

变化五:归档材料的载体形式多样

不难发现,现在归档材料的载体由原来的纸质、录音磁带档案,逐渐增加到电子文件载体材料——光盘;有的科研人员在归档材料中,交来的分析样品照片由原来的黑白金相片到彩色照片,有的归来的是电子光盘,这些更能清晰、直观地反映该样品的立体效果等等。

三、只有与时俱进,科学管理档案,才能推动企业档案工作更上一层楼

新的时代赋予档案工作新的发展机遇,提供了新的舞台,给了新的发展空间,同时也提出了许多新的课题和新的要求。登高更知天下阔,要让档案工作始终为集团公司经营和管理工作提供优质、及时的服务,要让档案室真正从档案仓库变成不可或缺的资料源和信息源,这些都是档案工作者孜孜以求的目标。时下,集团公司以科学发展观为指导,坚持以人为本,多种途径拓展档案工作为企业的文化、科技及生产经营工作服务,为推进集团公司档案管理工作的持续发展提供智力支持和精神动力。

在建国60周年来临之际,我们档案工作者将牢记“对历史负责、替未来着想、为现实服务”的神圣职责,以科学发展观为指导,进一步解放思想,扎实工作,推进档案事业发展,为集团公司各项工作提供优质高效的服务。

 

集团办档案室

武建明