从课题需求出发,实施项目管理提升—中国钢研自动化院创新课题管理平台案例

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按照国资委《关于中央企业开展管理提升活动的指导意见》的文件精神和中国钢研科技集团有限公司关于管理提升活动的工作要求,中国钢研冶金自动化研究设计院(简称:自动化院)通过从课题项目的需求出发,完善提升AriProject课题管理平台,以高效管理、有效执行为目标,扎实推进课题项目各方面的管理提升。

一、实践中找短板,制定工作方案

在长期的课题管理实践过程中,自动化院课题组发现课题的管理总陷入重两头(课题申请和验收)、轻中间(课题执行)的局面,课题的过程管理难以落到实处。例如:无法掌控当前课题的执行进度、负责人不清楚各成员的进展情况、无法计算正在执行的课题消耗的工时以及产生的成本、课题组成员沟通太少,相互不了解工作进度,对自己的工作也毫无计划和总结、苦于找不到与课题相关的资料,参与科研的人员、以前的专利和论著、实验室购买的设备等信息都无据可循、课题成员的贡献度无法估算、请假、出差、额外贡献等活动都无记录、无法衡量各课题组的创新能力等。因此,建立一个课题管理平台来有效解决以上存在的问题,对课题进行高效、有序的管理势在必行。

二、自行开发管理平台,统筹优化课题资源

自动化院课题组实验室为了更好地管理和考核课题组成员,自行开发建立了第一个电子平台。最初的平台只具备一些简单的管理功能。随着需求的扩大,加大了对电子平台的开发投入并以管理课题的理念对最初的平台进行了重新设计,这个课题管理平台被命名为AriProject。AriProject把课题分为资源、活动以及考核三个组成要素,它对课题的管理就是对课题要素的管理。AriProject课题管理平台制定了一套完整的解决方案来保证课题资源得到统筹优化和合理配置,使用工作流保证课题活动有序、高效、可视化地进行,采取配套的计算公式来衡量课题的经费执行情况、课题组的创新能力以及课题组成员的贡献度。

三、实施分项管理,细化平台提升

(1)   课题资源的管理

随着实验室承担课题的增多,购买的设备、资料、人员配置以及产生的论著、软著、专利、荣誉等也随之增多。课题组充分考虑了这些资源之间的关系,把它们与课题关联起来,并按照输入和输出分成不同的资源要素进行管理。课题管理的过程,也是各种课题资源增长积累的过程。AriProject具备对这些资源的增加、删除、修改和检索等功能。

(2)   课题活动的管理

AriProject课题管理平台的设计融合了企业2.0平台的概念,倡导以分享为核心的课题管理,旨在帮助课题成员更便捷地沟通、获取信息资源;促进内部员工提出自己的看法和创意等。在日常记录方面,AriProject以课题组为管理单元,通过“动弹一下功能”促进小组成员交流;通过“发表日志功能”记录工作中的经验或问题;通过“上传文件功能”更好地管理课题活动过程中产生的文件。在出差、请假、借阅设备图书等活动方面,AriProject制定了一套特有的审批工作流保证所有活动与课题执行情况相关联,这大大方便了以课题成本统计及资源流动情况分析。在月终测评、总结会议活动方面,AriProject每月执行一次例会和评测。

(3)   课题指标的管理

AriProject课题管理平台会根据与课题关联的出差、月终总结中的工时、请假、设备资源、书籍资源以及其他录入的费用计算出该课题的经费并使用钢研集团对各二级部门考核算法对课题组创新能力的指标进行计算。AriProject可对课题组成员贡献的指标进行计算。在总结会议结束后成员可为课题组成员投票,每人1票(包括自己),分优、良、合格、较差、很差五档。在所有打分完成后,自动统计票数并给出打分结果(包括最终得分、附加分、评价、极佳/极低时的打分原因、奖金分配等部分)。

四、课题管理平台的提升,使管理更有序工作更高效

AriProject课题管理平台在实际的课题管理工作中极大地提高了课题组成员的工作积极性;扩大了各课题组之间的交流;成员的经验和技术得以归档,知识得以积累和传递;记录了课题中的各种活动,方便地查询当前课题的各种资源配置;课题成员的贡献度和课题组的能力都实现了量化,有利于考核。AriProject课题管理平台通过信息化技术取代了以前的手工管理,设计数据库存储了各种资源信息,对以后的查询工作来说节省了90%以上的工作量,解放了生产力;使课题组成员更加专注于课题的执行过程,保证80%以上的精力都投入在课题研究本身;科学的考核办法保证课题组成员的出勤率在99%左右,最大限度地保障课题的人力投入;完善的分享模式增加了智力输出,相互沟通与及时总结,减少了重复劳动,提高了工作效率;实时地了解课题执行进度,确保了课题负责人和各级主管能及时调整策略,分配资源,保证课题更大限度地按计划实施,而不会对各个环节带来不必要的影响。